Dane spółki pod kontrolą — także wtedy, gdy pracuje AI.
iApprove tworzą prawnicy dla zarządów, kancelarii i funduszy. Wiemy, że dokumenty korporacyjne i dane osobowe to materiał wrażliwy — dlatego bezpieczeństwo i zgodność są częścią architektury, a nie dodatkiem.
Baza danych w Unii Europejskiej
Baza danych, pliki i kopie zapasowe w UE, szyfrowanie danych osobowych i dokumentów, umowa powierzenia dla każdego klienta. Usługi spoza EOG (e-mail, monitorowanie błędów, AI po włączeniu) — wykaz w Polityce prywatności.
AI pod nadzorem człowieka
Asystent wskazuje źródło i proponuje — decyzję prawną zawsze zatwierdza osoba uprawniona. AI włącza organizacja i zarząd spółki.
Podpis o skutku prawnym
Kwalifikowany lub zaawansowany e-podpis przez Autenti albo własnym certyfikatem — każdy sprawdzany zgodnie z eIDAS.
Ścieżka audytu, której nie da się zmienić
Kto, kiedy i na jakiej podstawie zatwierdził, podpisał lub zmienił — zapis tylko do dopisywania.
Pięć kroków od pytania do decyzji
Funkcje AI są domyślnie wyłączone — włącza je świadomie organizacja i zarząd spółki. Model działa dziś u dostawcy spoza EOG (Anthropic, USA), dlatego przed wysłaniem ograniczamy dane osobowe.
Pytanie lub dokument
Zadajesz pytanie albo wgrywasz dokument spółki w iApprove.
Ochrona przed wysłaniem
PESEL z danych iApprove nie trafia do modelu, a w rozmowie imiona i nazwiska zamieniamy na oznaczenia, np. [OSOBA_1]. Dokument przekazany do analizy idzie w całości.
Model językowy
Dostawca modelu (Anthropic, USA) przetwarza treść jako dalszy podmiot przetwarzający. Nie wykorzystuje danych spółki do trenowania modeli.
Odpowiedź wraca
iApprove przywraca nazwiska i dołącza źródło: dokument i konkretny §.
Człowiek zatwierdza
Decyzję podejmuje osoba uprawniona. Zatwierdzenie trafia do ścieżki audytu.
Zasady unijnego aktu o sztucznej inteligencji — w praktyce
Asystent iApprove został zaprojektowany wokół zasad AI Act: przejrzystości, nadzoru człowieka i odpowiedzialności za wynik.
Treści przygotowane przez asystenta są oznaczone znakiem iA i opisem „przygotował asystent”. Użytkownik zawsze wie, że rozmawia z AI.
AI nie podejmuje decyzji. Uchwały, reguły z umowy spółki i dokumenty do ksiąg zatwierdza osoba uprawniona — prawnik, zarząd albo wspólnicy.
Każda odpowiedź wskazuje dokument i konkretny §. Gdy czegoś nie ma w iApprove, asystent mówi to wprost. Treści prawne pochodzą z deterministycznego silnika, nie z modelu.
Kto zadał pytanie, co zaproponował asystent i kto to zatwierdził — zapisane w niezmienialnej ścieżce audytu.
Numerów PESEL zapisanych w iApprove asystent nie otrzymuje — mogą się jednak znaleźć w treści dołączonych plików. Imiona i nazwiska w rozmowie zastępujemy oznaczeniami, a połączenie z narzędziami AI (MCP) nie udostępnia PESEL, adresów, danych kontaktowych ani treści dokumentów.
Asystenta włącza zarząd albo administrator — w każdej spółce osobno. Bez tej zgody iApprove działa w pełni bez AI.
Czego asystent nie robi
- nie podejmuje decyzji prawnych
- nie podpisuje dokumentów
- nie wysyła niczego bez Twojego zatwierdzenia
- nie dostaje PESEL z danych iApprove
- nie działa w spółce, w której go nie włączono
- nie uczy się na danych Twojej spółki
Ochrona danych osobowych
Dla danych spółki iApprove jest podmiotem przetwarzającym na podstawie umowy powierzenia. Dla danych tożsamości osób działamy jako administrator platformy — szczegóły w Polityce prywatności.
Gdzie są dane
- Serwery w Niemczech (UE).
- Codzienna kopia zapasowa, szyfrowana, przechowywana w UE (Amsterdam) z blokadą usunięcia na 90 dni.
- Część dostawców ma siedzibę w USA: model AI (po włączeniu), wysyłka e-maili, monitorowanie błędów, pośrednik zapytań do KRS. Pełna lista — w Polityce prywatności.
Szyfrowanie
- Numer PESEL zaszyfrowany (AES-SIV).
- Treść dokumentów i pliki szyfrowane kluczem Twojej organizacji (AES-256-GCM).
- Połączenia wyłącznie szyfrowane (HTTPS/TLS).
Kto ma dostęp
- Role nadawane na podstawie KRS — zarząd, rada, wspólnicy.
- Kancelaria działa tylko na mandacie zatwierdzonym przez zarząd spółki.
- Bez uprawnień nie widać nawet, że dana spółka czy dokument istnieje.
Podpis o skutku prawnym i ślad, którego nie da się podmienić
Uchwały i protokoły podpisujesz kwalifikowanym albo zaawansowanym podpisem elektronicznym — własnym certyfikatem lub przez Autenti. iApprove sprawdza każdy podpis zgodnie z eIDAS i zapisuje wynik w ścieżce audytu. Ścieżka audytu jest tylko do dopisywania: wpisów nie da się zmienić ani usunąć.
Masz pytania o bezpieczeństwo?
Umowę powierzenia i listę podprocesorów znajdziesz w dokumentach. Odpowiemy na kwestionariusz bezpieczeństwa i omówimy wdrożenie w Twojej organizacji.